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Foire Aux Questions "IFS Food"

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Vous souhaitez poser une autre question, ou apporter d'autres éléments de réponse ? N'hésitez pas à envoyer un mail à ifs@eurofins.com 

Quels sont les objectifs de cette certification ?

Les membres de la fédération allemande des distributeurs (HDE) et ceux de son homologue française (FCD) ont créé un référentiel de qualité et de sécurité des aliments pour les produits alimentaires sous marque de distributeur, appelé l'International Featured Standard (IFS) Food, conçu pour permettre l'évaluation des niveaux de qualité et de sécurité des fournisseurs de produits alimentaires sur la base d'une approche uniforme. 

Les objectifs premiers du référentiel IFS sont : 
- d'établir un référentiel commun, avec un système d'évaluation uniforme
- de travailler avec des organismes de certification accrédités et des auditeurs qualifiés
- d'assurer la transparence et la possibilité de comparaison tout au long de la chaîne d'approvisionnements
- de réduire les coûts et le temps liés aux audits, tant pour les distributeurs que pour les fournisseurs. 

Comment sont maîtrisés les procédés externalisés / sous-traités dans l'IFS Food version 6 ? Doivent-ils être inclus dans le périmètre de l'audit?

De manière générale, les deux exigences de l'IFS Food 6 doivent s'appliquer :

 La société doit maîtriser les processus d'achats afin de s'assurer que tous les matériaux et services achetés, ayant un impact sur la sécurité et la qualité des aliments, sont conformes aux exigences. Quand une société choisit d'externaliser un processus pouvant avoir un impact sur la sécurité et la qualité des aliments, la société doit assurer la maîtrise de ces processus. La maîtrise des processus externalisés doit être identifiée et documentée dans le système de management de la sécurité et de la qualité des aliments.

 Il doit exister une procédure de référencement et de suivi des fournisseurs (internes et externes) et de la production sous-traitée. 

L'IFS a récemment publié une note sur les gestion de la sous-traitance (voir les notes de doctrine de décembre 2016).

Selon les règles de l'IFS Food version 6, l'audit du siège social doit être réalisé avant l'audit de chaque site de fabrication, est-ce correct ?

Oui cela est précisé dans le référentiel, en page 19.

La fabrication du vin doit-elle être gérée systématiquement par des audits d'extension (audit principal lors du pressurage et audit d'extension lors de l'embouteillage) ?

En cas de procédés saisonniers (par exemple le vin), l'audit 'principal' doit toujours être réalisé lors de l'étape de fabrication la plus critique (par exemple l'embouteillage du vin). S'il n'est pas possible pour l'auditeur d'évaluer les différentes étapes de fabrication en fonctionneùent en même temps, il existe 2 possibilités :

- Un audit d'extension n'est pas réaisé pour évaluer les étapes de fabircation qui n'ont pas pu être auditées lors de l'audit 'principal'. Dans ce cas, le ceretificat doit uniquement mentionner la/les étape(s) de fabrication qui a/ont été auditée(s);

- Un audit d'extension est réalisé pour évaluer les étapes qui n'ont pas pu être auditées lors de l'audit 'principal'. Dans ce cas le certificat doit mentionner toutes les étapes de fabrication auditées.

La règle principale est que le certificat doit être le plus transparent possible et doit uiniquement mentionner ce qui a été audité en fonctionnement.

Lors d'un audit d'extension, est-il possible de changer la notation d'une exigence déjà évaluée lors de l'audit "classique"?

Comme défini dans le protocole, le rapport de l'audit d'extension est une annexe du rapport d'audit en vigueur et la nouvelle évaluation n'a pas d'impact sur la note de l'audit principal. Il peut donc arriver que la notation d'une exigence déjà auditée soit différente lors de l'audit d'extension, mais cela n'a pas d'impact sur la note initiale.

Quelle est la définition des produits de négoce, et peuvent-ils être inclus dans le périmètre d'un audit IFS Food v6 ?

Les produits de négoce sont des produits qui sont fabriqués, conditionnés et étiquetés par et sous un nom de société différent de la société auditée et qui ne sont pas non plus sou marque de distributeur. Ils doivent être exclus du périmètre d'audit, aucune mention ne doit en être faite sur le certificat, mais il doit être spécifié dans le rapport d'audit au niveau du 'profil de la société' que la société gère également des produits de négoce. Pour faire certifier cette activité de négoce, un audit IFS Food / IFS Broker peut être effectué.

Est-il possible de diviser l'audit et d'avoir 3 rapports / certificats différents pour 3 zones de production différentes ?

En général, cela n'est pas possible dès lors qu'il existe des interactions / connexions entre les différentes zones. Dans certaines situations très spécifiques, les bureaux IFS doivent être contactés, mais cela n'est en général pas autorisé. 

Evaluation d'une non-conformité majeure suite à un audit complémentaire : la notation doit-elle être systématiquement A ou peut-elle être B, C ou D?

La "nouvelle" évaluation fournie suite à l'audit complémentaire peut donner lieu à n'importe quelle note, dès lors que la non-conformité majeure est levée et qu'il n'y a plus de risque(s) lié(s) à la sécurité et/ou à la légalité. 

La date à prendre en compte pour calculer l'intervalle de temps - 8 semaines et + 2 semaines pour le cycle de certification est-elle la date du premier ou du dernier jour de l'audit?

La date du dernier jour de l'audit doit être prise en compte.

Quand l'IFS deviendra-t-il obligatoire ? pour qui ? par qui ? Et si on s'en passait ? Les fabricants de produits à marques nationales sont-ils concernés ?

L'ensemble des industriels fabricant des produits à marques de distributeurs sont ou seront concernés dans un avenir proche.

Les autres industriels peuvent également demander et obtenir une certification IFS, mais cette démarche reste volontaire. En effet, cette certification sera imposée comme préalable aux industriels fabricant des produits à marques de distributeurs. 

La certification IFS est-elle obligatoire dans les petites IAA de moins de 15 salariés ?

L'IFS est applicable à tous les fournisseurs de produits MDD, quelle que soit leur taille. Ainsi, même dans le cadre d'une petite structure, si vous travaillez avec la grande distribution allemande, française, italienne, ou si vous souhaitez accéder à ce marché, vous êtes directement concerné et devrez à terme envisager d'obtenir la certification IFS. 

Une société fabrique différents produits, certains uniquement sous leur propre marque, et d'autres sous leur propre marque et sous marque distributeur (MDD). Le périmètre devra-t-il comprendre toutes les familles de produits ou seulement celles concernées par la MDD ?

Les exclusions de produits au champ d'audit peuvent être validées de façon exceptionnelle. Par définition, tous les produits et procédés agroalimentaires qui sont gérés par l'entreprise/l'entité légale, sur un même site, et qui sont sous sa responsabilité doivent être inclus dans le périmètre de certification de l'IFS Food. Un arbre de décision pour la validation des produits à exclure est disponible. Voici quelques règles de base :

- Seuls des produits peuvent être exclus, les procédés ne peuvent pas l'être ;

- Les produits à marque MDD ne peuvent pas être exclus du champ d'audit (sauf pour les produits saisonniers ou fabriqués de façon sporadique répondant à certains critères particuliers) ;

- Les produits à exclure peuvent être fabriqués en partie sur les mêmes lignes que les produits inclus dans le champ, mais ils doivent ensuite partir sur des lignes spécifiques (par exemple pour y être conditionnés). Des preuves de la maîtrise du risque de contamination entre les produits inclus et les produits à exclure sont alors demandées au site en amont de l'audit pour valider l'exclusion.  

Comment choisir l'organisme certificateur auquel s'adresser ?

Les organismes certificateurs doivent, outre leur accréditation pour la norme ISO/CE 17065, être signataires d'une convention avec les propriétaires de l'IFS.

Ces étapes apportent la garantie de leur compétence, de leur indépendance et de la qualification de leurs auditeurs par catégorie de produit.

Chaque industriel candidat à la certification choisit librement l'organisme de son choix dès lors qu'il répond aux conditions décrites ci-dessus. 

Les auditeurs peuvent-ils auditer plusieurs catégories de produits ? Peuvent-ils imposer la langue de travail ?

Les auditeurs sont qualifiés pour une ou plusieurs catégories de produits, parmi les 11 identifiées dans l'IFS.

Ils ne peuvent auditer que les catégories pour lesquelles ils sont qualifiés. Tout site industriel candidat est en droit de vérifier cette qualification.

L'audit doit se dérouler dans une langue maîtrisée par les deux parties. La langue du site industriel prime. Si nécessaire le recours à des traducteurs externes peut être envisagée. En tout état de cause, le rapport est rédigé soit dans la langue de l'audité, soit en anglais.

NB : Pour toute autre information, se référer au chapitre « IFS Partie 3.III : Exigences pour les auditeurs » du référentiel. 

Est-ce le même auditeur qui réalise l'ensemble des audits sur un même site ?

Un auditeur peut réaliser au maximum 3 audits de certification consécutifs sur un même site. Il est impérativement remplacé lors du quatrième audit, mais peut être à nouveau mandaté lors du cinquième audit (à nouveau pour 3 audits consécutifs au maximum). 

Comment savoir si on est prêt pour la certification ? Est-il nécessaire de passer par un audit préalable "à blanc" ?

La méconnaissance du référentiel et une faible préparation peuvent justifier à elles seules un échec à l'audit initial de certification, pour les entreprises disposant de situations théoriquement favorables (certifications de systèmes, de produits.). Pour limiter ceci, le recours à l'audit "à blanc" ou pré-audit est conseillé par les propriétaires de l'IFS car les conditions de préparation, de déroulement et de durée de l'audit sont semblables à un audit de certification. Il s'agit simplement d'une évaluation sans enjeux, permettant des réactions constructives à l'issue de l'audit. 

A propos de l'admissibilité (éligibilité) : des demandes de certification peuvent-elles être rejetées avant l'audit initial ?

Le référentiel est dédié aux fabricants de produits alimentaires. Plusieurs pré-requis semblent indispensables, même si le référentiel ne le stipule pas. Néanmoins les exigences en matière d'organisation, de compétence, de qualité et de traçabilité sont telles que l'absence de réels systèmes de management de la qualité ET de la sécurité (de type HACCP) est rédhibitoire.

Sur ces bases, l'analyse préalable du « dossier de candidature » par Eurofins Certification tiendra compte du niveau de préparation du site industriel concerné. En effet, il est du rôle du certificateur d'orienter les candidats à la certification vers une étape de préparation si elle paraît nécessaire. 

Comment se déroule un audit de certification ?

L'audit est composé des cinq éléments suivants :
- une réunion d'ouverture
- une évaluation de la qualité et de la sécurité des aliments existantes sur la base d'un contrôle documentaire (HACCP, gestion de la qualité)
- une inspection de terrain et des entretiens avec le personnel
- une préparation finale des conclusions tirées de l'audit
- une réunion de clôture.  

Existe-t-il des possibilités d'exclure la R&D du le champ d'audit ? ex : R&D gérée par une autre entité juridique.

La R&D ne peut pas être exclue, même si elle est gérée par le siège. Toutes les informations impactant le site audité doivent être disponibles et auditées le jour de l'audit, ou bien avoir été auditées en amont lors d'un audit des services supports par exemple. 

Comme l'IFS est utilisé au niveau international, comment faire lorsque le client (distributeur) ne comprend pas la langue du rapport d'audit, en particulier des non-conformités identifiées par l'auditeur ?

Dans le cadre de l'internationalisation de l'IFS, et afin d'être compris par tous, une traduction doit être systématiquement effectuée en anglais pour les non-conformités suivantes :

- K.O. évalués avec un B ou un D,

- exigences évaluées avec un C ou un D,

- non-conformité(s) majeure(s).

Les organismes de certification sont responsables de la traduction en anglais des non-conformités citées ci-dessus dans le plan d'actions.

La traduction doit être effectuée systématiquement sur la version originale du rapport d'audit, en dessous de chaque phrase dans la langue originale, avant de télécharger le rapport d'audit final sur le portail d'audits.  

Peut-on faire appel d'une décision ?  

Tout audité peut faire appel d'une décision de certification.

Le certificateur dispose d'une structure d'appel qui peut être saisie par écrit. Toutes les demandes motivées sont recevables et traitées dans un délai fixé défini dans la procédure disponible sur demande.  

Combien de temps le certificat IFS reste-t-il valide ?

La validité de la certification commence à la date de délivrance du certificat lui-même. Seul l'exemplaire édité par le certificateur fait foi. Les éléments du certificats sont également publiés sur le site internet des propriétaires de l'IFS. L'accès à ces données est du seul ressort du site certifié. Les règles de calcul de validité sont expliquées dans le référentiel en page 37. 

Quel usage faire du certificat IFS ?

Le certificat IFS est reconnu dans tous les pays où les distributeurs l'ont adopté pour leur propres fournisseurs MDD (Allemagne, France, Italie, Espagne ....).

Le site certifié peut faire toute la publicité qu'il juge opportune concernant sa certification, à condition de reproduire intégralement l'intitulé du certificat (dates, libellé, catégories de produits.), et de respecter les conditions d'utilisation du logo IFS. 

Quelles sont les modalités d'utilisation du logo IFS pour les fournisseurs de produits alimentaires ?

Le logo IFS peut être téléchargé sur le portail www.ifs-certification.com, sur une interface sécurisée réservée aux fournisseurs de produits alimentaires. 

Ses règles d'usage sont décrites en page 39 du référentiel. 

L'exigence portant sur l'état des portes dans l'environnement de fabrication précise que les portes doivent se fermer automatiquement. Que cela signifie-t-il ?

Il faut comprendre 'se fermer toutes seules'. Si l'entreprise n'est jamais conforme à cette exigence, l'auditeur a la possibilité, en fonction de son analyse, d'attribuer une non-conformité majeure lors de l'audit suivant.  

Le principe du FIFO est-il obligatoire dans le cas des emballages ?

Le FIFO (First In / First Out) ou le FEFO (First Expired / First Out) est valable pour tout. 

Que sont les spécifications matières premières ?

On entend par spécifications les fiches techniques décrivant les matières premières. Ces documents doivent prendre en compte l'ensemble des caractéristiques du produit : ingrédients, caractéristiques microbiologiques, physico-chimiques. Cela inclut bien sûr les conditions de stockage. Le non-respect des températures de stockage peut entraîner une non-conformité majeure.